В наше время часто приходится слышать о нехватке времени. Что с одной стороны парадоксально ведь современный человек обладает массой инструментов, упрощающих жизнь. Проблема большинства — беспорядок в делах и непродуктивное расходование времени. А решить эту проблему помогут специальные инструменты планирования. Результат грамотного планирования — это появление свободного времени во время путешествия на осмотр достопримечательностей или для отдыха.
Список всех дел
Первым инструментом является составление единого списка всех дел. Для того чтобы правильно распределить дела их сначала нужно записать в одном месте. В этом поможет блокнот органайзер и просто списки. Есть масса вариантов в бумажном виде, а кто любит больше электронные варианты -то легко найти множество приложений блокнотов. Вот некоторые из них:
- "Any.do"
- "Todoist"
- "Wunderlist"
- "Microsoft To-Do"
- "MyLifeOrganized"
- "Evernote"
- "OneNote"
Распределение задач
После записи всех задач необходимо их грамотно распределить. Это можно сделать по следующим критериям: сферы жизни, места выполнения, лёгкие задачи одно шаговые, тяжёлые состоящие из множества шагов.
Разбивка задач на шаги.
Намного легче приступить к делу, когда оно разбито на маленькие шаги. Мозгу легче начать с маленьких дел, которые являются частями большого. Можно это представить в виде примера помещения слона в холодильник. Легче всего это сделать по кусочкам. Такая разбивка также помогает оценить объем работ и необходимых ресурсов для реализации.
Расстановка приоритетов.
После составленного списка ещё и разбитого на шаги приходит понимание что всего не успеть. В таком случае поможет инструмент с распределением дел по важности. Чтобы не тратить время на бесполезные и малополезные дела, что на самом деле случается в большинстве случаев. Человек тратит большую часть драгоценного времени на невыгодные проекты или вовсе бесполезные занятия. Приоритеты у всех могут быть разные это зависит от жизненных ценностей, периода времени, критичности ситуации. У кого-то выбор приоритетов на основе финансовой выгоды, кому-то более важны семейные ценности, здоровье или религиозные приоритеты.
Группировка дел
Этот инструмент помогает объединить выполнение похожих физически или близких по месту дел. Например, собираясь работать за компьютером, можно сразу запустить обновление программ после основного занятия, разобрать почту, разместить объявление. Собираясь за покупками сразу купить все необходимое чтобы не ездить дважды. По пути в магазин можно заехать в банк, забрать посылку, отдать вещи в химчистку.
Делегирование
Обозревая весь список, полезно поразмышлять над тем, кому можно поручить часть дел. В одиночку всего не успеть, а с некоторыми делами другой может справиться даже лучше и быстрее. Нужно избавиться от привычки все делать самому. При этом важно чётко сформулировать задачу и контролировать выполнение. Например, нанять помощников для мелких и рутинных дел, воспользоваться услугами перевозчиков, доставкой, попросить друга, озадачить тех кому ранее не было отказа в их просьбах.
При распределении дел во время путешествия важно помнить, что время, потраченное на планирование, — есть время сэкономленное. Порядок в делах и в голове способствует быстрому достижению целей. Но не стоит забывать об отдыхе, так как отдохнувший человек намного продуктивнее уставшего и тот, кто не может найти времени на отдых, обязательно найдёт время для болезни.